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1.確定宴請對象、規(guī)格和范圍

其依據(jù)是宴請的性質(zhì)、目的、主賓人的身份、國際慣例及經(jīng)費(fèi)等。

2.確定宴請的時(shí)間、地點(diǎn)

宴請的時(shí)間應(yīng)對主、客雙方都合適。駐外機(jī)構(gòu)舉行較大規(guī)模的活動(dòng)，應(yīng)與駐在國主管部門商定時(shí)間。注意不要選擇對方的重大節(jié)日、有重要活動(dòng)或有禁忌的日子和時(shí)間。宴請的地點(diǎn)可分為兩種情況：如是官方正式隆重的活動(dòng)，一般安排在政府、議會(huì)大廈或賓館內(nèi)舉行；其余單位宴請則按活動(dòng)性質(zhì)、規(guī)模大小、形式等實(shí)際可能而定。

3.邀請

宴會(huì)邀請一般均發(fā)請柬，亦有手寫短箋、電話邀請。邀請不論以何種形式發(fā)出，均應(yīng)真心實(shí)意、熱情真摯。

請柬內(nèi)容包括活動(dòng)時(shí)間及地點(diǎn)、形式、主人姓名。行文不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，其中人名、單位名、節(jié)日和活動(dòng)名稱都應(yīng)采用全稱。中文請柬行文中不提被邀請人姓名（其姓名寫在請柬信封上），主姓名放在落款處。請柬格式與行文方面，中外文本的差異較大，注意不能生硬照譯。請柬可以印刷也可手寫，手寫字跡要美觀、清晰。

請柬信封上被邀請人的姓名、職務(wù)要書寫準(zhǔn)確。國際上習(xí)慣對夫婦兩人發(fā)一張請柬，我國而如遇需憑請柬入場的場合則每人一張。正式宴會(huì)，最好能在發(fā)請柬之前排好席次，并在信封下角注上席次號(hào)。請柬發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)落實(shí)出席情況，準(zhǔn)確記載，以便調(diào)整席位。

請柬一般提前一周至二周發(fā)出。已經(jīng)口頭約妥的活動(dòng)，仍應(yīng)補(bǔ)送請柬，在請柬右上方或下方注上“To remind”（備忘）字樣。需安排座位的宴請活動(dòng)，應(yīng)要求被邀者答復(fù)能否出席。請柬上一般注上R.S.V.P.（請答復(fù)）法文縮寫字樣，并注明聯(lián)系電話，也可用電話詢問能否出席。

下面介紹幾種請柬格式：

（1）正式宴會(huì)請柬

例一：

為歡迎×××州長率領(lǐng)的美國×××州友好代表團(tuán)訪問杭州謹(jǐn)訂于××××年×月×日（星期×）晚×?xí)r在××飯店××閣舉行酒會(huì)

敬請光臨

R.S.V.P

浙江省人民政府

例二：

為××××先生謹(jǐn)訂于××××年×月×日（星期×）晚×?xí)r在××賓館××樓舉行宴會(huì)

敬請光臨

××××公司

總經(jīng)理××

（2）普通請束

謹(jǐn)訂于××××年×月×日（星期×）晚×?xí)r在××飯店舉行宴會(huì)

敬請光臨

敬請回復(fù) ×××

電話：××××××× （主人姓名）

（3）英文請柬例一：

邀請參加活動(dòng)的正式請柬

On the occasion of tde 45th anniversary of

the founding of the People’s Republic of China

Zhejiang Provincial People’s Government

requests the pleasure of your company

at a National Day reception

on 29th September（Thursday），1994

at 6：00p.m.

In the Banquet Hall，Villa 1

XiZi Guest Hotel

R.S.V.P. Tel：×××××××

Dress：Formal

注：左下角“R.S.V.P.”表示請回復(fù)，右下角為聯(lián)系電話，“Dress：Formal”表示請著禮服。

為慶祝中華人民共和國成立四十五周年謹(jǐn)訂于一九九四年九月二十九日（星期四）晚六時(shí)在西子賓館一號(hào)樓宴會(huì)廳舉行國慶招待會(huì)

敬請光臨

浙江省人民政府

例二：邀請參加活動(dòng)的非正式請柬

Mr. Zhong Hua

requests the pleasure of the company of

miss Li Ling

at a tea party

in the Staff Restaurant of

The Hangzhou University

on Monday，September 21th，1995

from20：00 to 21：00

鐘華先生定于一九九五年九月二十一日（星期四）晚8時(shí)至9時(shí)在杭州大學(xué)教工餐廳舉行茶會(huì)

敬請光臨

李鈴小姐

4.訂菜

宴請的菜譜根據(jù)宴請規(guī)格，在規(guī)定的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)安排。選菜不應(yīng)以主人的喜好為標(biāo)準(zhǔn)，主要考慮主賓的口味喜好與禁忌。菜的葷素、營養(yǎng)、時(shí)令與傳統(tǒng)菜及菜點(diǎn)與酒品飲料的搭配要力求適當(dāng)、合理。不少外賓并不喜歡我國的山珍海味。地方上宜以地方食品招待，用本地名酒。菜單經(jīng)主管負(fù)責(zé)人同意后，即可印制，菜單一桌備二至三份，至少一份。

5.席位安排

總的原則，既要按禮賓次序原則作安排，又要有靈活性，使席位安排有利于增進(jìn)友誼和席間的交談方便。

正式宴會(huì)一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。國際上的習(xí)慣，桌次高低以離主桌位置遠(yuǎn)近而定，右高左近。桌數(shù)較多時(shí)，要擺桌次牌。同一桌上，席位高低以離主人的座位遠(yuǎn)近而定。外國習(xí)慣，男女摻插安排，以女主人為準(zhǔn)，主賓在女主人右上方，主賓夫人在男主人右上方。我國習(xí)慣按各人本身的職務(wù)排列，以便于談話，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主賓坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。禮賓順序并不是排席位的唯一依據(jù)，尤其是多邊活動(dòng)，更要考慮到客人之間的政治關(guān)系，政見分歧大，兩國關(guān)系緊張的要盡量避免安排在一起。此外還要適當(dāng)照顧到各種實(shí)際情況。席位排妥后要著手寫座位卡。我方舉行的宴會(huì)，中文寫在上面，外文寫在下面。

6.現(xiàn)場布置

宴會(huì)廳和休息廳的布置，取決于活動(dòng)的性質(zhì)和形式。官方正式活動(dòng)場所的布置，應(yīng)該嚴(yán)肅、莊重、大方，不宜用霓虹燈作裝飾，可用少量鮮花（以短莖為佳）、盆景、刻花作點(diǎn)綴。如配有樂隊(duì)演奏席間樂，樂隊(duì)不要離得太近，樂聲宜輕。最好能安排幾曲主賓家鄉(xiāng)樂曲或他（她）所喜歡的曲子。

一般說來，宴會(huì)可用圓桌，也可用長桌或方桌，一桌以上的宴會(huì)，桌子之間的距離要適當(dāng)，各個(gè)座位之間也要距離相等。冷菜會(huì)的菜臺(tái)用長方桌；而酒會(huì)一般擺設(shè)小圓桌或茶幾。宴會(huì)休息廳通常放小菜幾或小圓桌。

7.餐具的擺放

根據(jù)宴請人數(shù)和酒、菜的道數(shù)準(zhǔn)備足夠的餐具。餐具上的一切用品均要清潔衛(wèi)生，桌布、餐巾都應(yīng)漿洗潔白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟，在宴用之前應(yīng)洗凈擦亮。

中餐具的擺放。中餐用筷子、盤、碗匙、小碟等。小杯放在菜盤上方。右上方放酒杯，酒杯數(shù)與所上酒的品種相同。餐巾疊成花插在水杯中，或平放于菜盤上。我國宴請外國賓客，除筷子外，還擺上刀叉。醬油、醋、辣油等佐料，通常一桌數(shù)份。公筷、公勺應(yīng)備有筷、勺座，其中一套放于主人面前。餐桌上應(yīng)備有煙灰缸、牙簽。

西餐具的擺放。西餐具有刀、叉、匙、盤、杯等。刀分食用刀、魚刀、肉刀、奶油刀、水果刀，叉分食用叉、魚叉、龍蝦叉，匙有湯匙、茶匙等，杯有茶杯、咖啡杯、水杯、酒杯等。會(huì)上有幾道酒，就配有幾種酒杯。公用刀叉規(guī)模一般大于食用刀叉。西餐具的擺法是：正面放食盤（湯盤），左手放叉右手放刀，面包奶油盤在左上方。吃西餐時(shí)應(yīng)右手持刀，左手握叉。先用刀將食物切成小塊，再用叉送入嘴里。正餐中刀叉的數(shù)目與上菜的道數(shù)相等，并按上菜順序由外至內(nèi)排列，刀口向內(nèi)。取用刀、叉時(shí)，亦應(yīng)按照由外而內(nèi)順序，吃一道菜，換一套刀叉。撤盤時(shí)，一并撤去使用過的刀叉。

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